Los registros son un tipo especial de documento. La organización necesita mantener los registros para demostrar el cumplimiento con los requisitos del estudiante y para determinar la efectividad del del sistema de gestión de la calidad.
Los registros deben ser simples, efectivos, exactos y deben proporcionar información al personal para que se pueda trabajar a favor de la mejora continua. De la misma manera, deben brindar a la alta dirección información útil para la mejora continua, así como datos para mejorar el proceso. Los registros pueden tener diferentes formas, incluyendo los realizados electrónicamente.
Control de documentos y registros
Todo documento del sistema de calidad debe ser controlado. Para asegurar lo anterior, debe existir un procedimiento documentado, para el caso de nuestra organización -ULADECH Católica- es el ITGC-098. El mismo, que puede ser consultado en la plataforma del SIGEC/Instructivos/documentos publicados.
Un documento de calidad, debe ser:
- identificable
- actualizado
- legible
- comprensible
- perfecta ortografía
- presentado de forma lógica
- con claro significado
- completo
- consistente -dentro de los propósitos y campo de acción-
- disponible
- recuperable (registro)
Evaluación de la documentación
Una revisión de la documentación (estudio de escritorio) debe identificar los elementos clave de un procedimiento y de un registro. En este sentido, se recomienda lo siguiente:
Establecer una clara relación del formato de registro con los instructivos de trabajo al o los que están vinculados.Es decir, claramente referenciado.
- Revisar la corrección y propiedad del lenguaje -legible,comprensible, gramaticalmente correcto y perfecta ortografía- pues éstos van a ser utilizados, no sólo por los dueños de proceso, sino, por otros responsables y en algunos casos por usuarios del sistema.
- Revisar la relación que aportará el dato del registro con el requisito del Modelo de Calidad para Acreditación de Carreras Profesionales Universitarias y el respectivo indicador de gestión al que alimenta.
- Recuperable.
A partir de esta información consideren, como participantes del curso de Espacialistas en Acreditación, incorporen a este blog, otra información que pueda enriquecer la tarea de revisión de la documentación del módulo de formatos en SIGEC, que están realizando.
De la misma forma, añadan sus comentarios, dificultades y experiencias que están encontrando en el desarrollo de esta actividad de aprendizaje
Éxitos
Mg. Ruth Santiváñez V.
Tutora del curso
Saludos Dra y amigos participantes del curso.
ResponderEliminarLo que puedo comentar acerca del control de los documentos y registros es que estos deben ser controlados, es decir deben tener una identificación(Código, Version, Fecha de Publicación o Aprobación, Autor).
Dichos documentos solo han de circular la ultima versión por lo que si fueran distribuidos en papel seria mas dificil de controlar que estando en un sistema informático, porque este siempre mostrara a los usuarios el documento o registro vigente.
Ademas se debe mostrar la trazabilidad de los documentos, es decir todas la etapas por las que transita en su historial y tambien salvaguardar los documentos obsoletos.
Atte.
Carlos Olivos